إن تحويل الاوراق الى مستندات الكترنية متطلب مهم جدا ليس فقط لتقليل متطلبات المساحة المادية وإنما امرا مهمما لنظام البحث عن المستندات واسترجاعها بشكل أسرع وسهوله تناقلها ومشاركتها مع الاخرين هي من الفوائد المهمه لزيادة كفاءو الاعمال وتحسين جودتها
المسح الضوئي والتصوير الرقمي هو تحويل المستندات والصور المادية من أي نوع وبأي تنسيق إلى معادلاتها الرقمية. يعد تقليل متطلبات المساحة المادية والبحث السريع عن المستندات واسترجاعها مجرد اثنين من الفوائد العديدة لرقمنة أوراقك. يوفر جروب سوليوشنز حلول تصوير كاملة ويهدف إلى تصميم وإنتاجية تتسم بكفاءة المشغل. نحن نركز على متطلبات إدارة المستندات الخاصة بالعميل ، ومن خلال الشراكة مع قادة العالم ، نقدم لك حلولًا فعالة مع مراعاة الاحتياجات الحالية والمستقبلية.
لماذا يجب أن نستخدم المستندات الرقمية؟
مع الزيادة الهائلة في أنواع البيانات والتنسيقات ذات الصلة ، أصبحت الحاجة إلى دمج البيانات ومشاركتها عبر الأنظمة أمرًا حيويًا. بالنسبة لمعظم المؤسسات ، يتضمن ذلك موازنة دقيقة للعمليات التي تنقل البيانات بين الأنظمة. حلولنا تعالج المشكلة المذكورة أعلاه بطريقة فعالة وفعالة للغاية:
1.تبسيط العمليات التجارية
- تسليم المعلومات / البيانات إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب.
- تبسيط العمليات الورقية.
- تحسين وقت المعالجة.
- تحسين الإنتاجية والكفاءة.
2.إدارة الوثائق
- أرشفة المستندات وإدارتها بطريقة منظمة وآمنة.
- حماية السجلات الورقية الخاصة بك.
- تقليل مخاطر ضياع / ضياع المستندات.
3.التقاط البيانات
- احصل على المعلومات من المستندات الورقية والوسائط المتعددة والمحتوى الرقمي.
- اقرأ المعلومات من المدخلات القابلة للفحص مثل الباركود ورموز QR وشرائح RFID.
- تحويل وتقديم المعلومات الملتقطة إلى أنظمة مختلفة: إدارة المستندات ، CRM ، ERP
- التوافر المستمر.
4.التوافر المستمر
- اجعل المستخدمين النهائيين على اتصال دائم بتطبيقات المهام الحرجة.
- توفير حلول عالية التوفر والتعافي من الكوارث.
- ليس فقط LAN القائم ؛ تمكين WAN.
5.تقليل تخزين الورق
تسعون بالمائة من المستندات التي يتم التعامل معها في مكان العمل هي مستندات ورقية. في المكتب المتوسط ، يتم عمل 19 نسخة من كل مستند ، ويتم إنفاق ما يقرب من 1000 ريال على العمل لكل مستند مقدم. يمكن لـ جروب سوليوشنز تحويل الملفات إلى تنسيق رقمي ، مما يقلل من مساحة تخزين المستندات بنسبة تصل إلى 80٪. يمكن تسجيل خزانة ملفات واحدة تقريبًا على درايف ممغنط واحد واحد. لا يتم تقليل مساحة التخزين فحسب ، بل يتم أيضًا تحسين الوصول إلى المستندات “المودعة” بشكل كبير.
6- القضاء على عمليات البحث اليدوي .
البحث عن الوثائق يستغرق وقتا طويلا.. غالبًا ما يتم قضاء ما يصل إلى ثلاثين بالمائة من يوم العمل في البحث عن الملفات. يمكن أن توفر إدارة المستندات الإلكترونية استجابة فورية للاستعلام ، متجاوزة العملية الطويلة للبحث الورقي. يمكن أن يؤدي إلغاء البحث اليدوي إلى تحسين خدمة العملاء ، مما يساعدك على تقديم استجابة أسرع للعملاء.
7- توفير الوثيقة للمعنيين في أي وقت.
يمكن أن تنمو حلول التصوير من مستخدم واحد إلى مستخدمين متعددين عبر المؤسسة. باستخدام التصوير الرقمي ، لم يعد من الضروري تبديل الملفات من مكتب إلى آخر. يمكن للأشخاص الذين يعملون في أقسام أو مناطق أو مواقع مختلفة الوصول إلى نفس المعلومات من خلال أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. الصور لا مركزية ، وبالتالي يمكن الوصول إليها بسهولة أكبر. من خلال استخدام تطبيق نظام الارشفة الخاص بنا ، يمكنك فتح عدة ملفات وعرضها في نفس الوقت. إذا احتاج زميل في العمل إلى ملف تعمل عليه ، فيمكنك ارسال رقم الملف الية البريد وإرساله ، مما يجعل الوصول أسرع ويقلل من الوقت المستغرق في البحث.زيادة أمن المعلوماتالبحث عن الوثائق يستغرق وقتا طويلا.. غالبًا ما يتم قضاء ما يصل إلى ثلاثين بالمائة من يوم العمل في البحث عن الملفات. يمكن أن توفر إدارة المستندات الإلكترونية استجابة فورية للاستعلام ، متجاوزة العملية الطويلة للبحث الورقي. يمكن أن يؤدي إلغاء البحث اليدوي إلى تحسين خدمة العملاء ، مما يساعدك على تقديم استجابة أسرع للعملاء.
8- زياده الامنية على المعلومات .
يتم تحقيق أمن معلوماتك على عدة مستويات. الوصول إلى المعلومات آمن ومتاح فقط للأفراد المصرح لهم ,مما يمنح الأفراد إمكانية الوصول فقط إلى المعلومات ذات الصلة المباشرة بهم. يمكن أن توفر إدارة المستندات الإلكترونية شكلاً آخر من أشكال الأمان من خلال التعافي من الكوارث. بمجرد تحويل البيانات إلى تنسيق رقمي ، يتم تخزين نسخة احتياطية في مخزن تجنب الكوارت , يصبح من الضروري استخدام النسخة الاحتياطية لاستعادة المعلومات المفقودة. في حالة حدوث كارثة مؤسفة ،
9- تقليل تكاليف التخزين.
تكلفة ملء خزانة الملفات وصيانتها مذهلة. هناك تكاليف مرتبطة بالمعدات والمساحة والرواتب اللازمة لصيانة خزانة الملفات. خزانة ملفات بأربعة أدراج تستوعب 15000 إلى 20000 قطعة من الورق. يمكن وضع خزانة ملفات واحدة للمعلومات على درايف بصري واحد ، أي ضعف حجم علبة الأقراص المضغوطة الصوتية القياسية.
10.تعزيز خدمة العملاء
يمكن لنظام إدارة المستندات أن يمكّن موظفي شركتك من تحديد موقع المستندات واستردادها على الفور. وهذا بدوره يسهل الاستجابة الفورية لأسئلة العملاء واستفساراتهم بوقت توقف محدود.
يمكن لـ جروب سوليوشنز إعداد حل إدارة المستندات الخاص بك بطريقة تكمل قوة الخدمة الخاصة بك. تضمن الطريقة المنظمة والمفهرسة التي يتم بها تخزين المعلومات واستردادها أن يواجه العملاء الحد الأدنى من الانتظار أثناء مكالمات الدعم ، حيث يمكن لوكيل الخدمة الوصول بسرعة وكفاءة إلى جميع التفاصيل والإرشادات ذات الصلة.
